忘年会の案内メールの書き方

忘年会の案内メールの書き方

年も押し迫ってくると、やってくるのが忘年会シーズンですよね。

そろそろ「上司から指名されてしまった…」とか、

「今年は順番で自分のところに幹事が回ってきた」とか…

幹事を任されたというケースも出てくるでしょう。

そこで、

まずは忘年会があることを関係者に連絡しなくてはなりませんが、

案内メールではどのような点に注意して書けば良いのでしょうか。

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親しい相手でも、職場であればビジネスライクに

職場の仲間とは１年間、ともに働いてきたことでしょう。

そんな労をともにねぎらうのが忘年会の目的ではありますが、

案内メールはあくまでもビジネスライクにすることが重要です。

「親しい仲にも礼儀あり」と言いますが、

友達やとりわけ仲の良い同僚だけで飲みに行くのとはわけが違うのです。

当然、あなたの上司や先輩も参加することでしょう。

部下や同僚ばかりとは限らないのですから、

まずはビジネスライクに丁寧な言葉、

敬語を用いて書くことが大切です。

出来るだけ簡潔に

長々と書き綴っているような文章は

確かに丁寧で一生懸命頑張っています、

という印象を与えると思われるかもしれません。

しかし、

メールは忙しい仕事の合間に読むことが多いだけに、

要点をしっかりまとめて簡潔に書くことが重要となります。

長い前置きはおいといて、挨拶はほどほどに、

要点を簡潔に書くようにしましょう☆

そうすることで、

仕事中でもちょっと目を通すだけで内容を把握することが出来るのです。

長いメールは丁寧に見えても、

相手の仕事の状況のことを念頭に入れていない

のではないかと思われる可能性もあります。

文章があまり長くなりすぎないように、

丁寧に、要点が分かるように書くことが大切です☆

重要な点は具体的に…自分が幹事であること伝えよう

忘年会の案内メールで重要なポイントは何かといえば、

「予算はいくらか」、「場所はどこで行うのか」、「日時はいつなのか」

…などが挙げられます。

当然ながら、

以上に挙げた参加者に周知しておかなくてはならない点は、

具体的に書いておく必要があります。

例えば、場所についても、住所だけでなく、

具体的な地図で示したリンクを張っておくと、わかりやすいでしょう。

開催予定の店がインターネットに掲載されていれば、

そのリンクを張っておくのも良いでしょう。

まずは分かりやすく伝えるということが大切です。

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そして、

自分自身が幹事をすることもあわせて、メールには記載しておけば、

誰でもわかりやすく読んでもらえる案内になるはずです＾＾☆